Algemene voorwaarden

IR Business Support

Bij IR Business Support staan betrouwbaarheid, duidelijke afspraken en persoonlijke ondersteuning centraal. Om onze samenwerking prettig en overzichtelijk te laten verlopen, zijn onderstaande algemene voorwaarden van toepassing op mijn dienstverlening.

Versie: 11 oktober 2026

Artikel 1 Algemeen

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten en overeenkomsten tussen IR Business Support en haar zakelijke opdrachtgevers.

2. Afwijkende afspraken zijn uitsluitend geldig wanneer deze schriftelijk of digitaal zijn overeengekomen.

3. Algemene voorwaarden van de opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

4. Wanneer een bepaling ongeldig blijkt, blijven de overige bepalingen van kracht.

Artikel 2 Dienstverlening

1. IR Business Support biedt administratieve en backofficeondersteuning aan zelfstandige ondernemers, bedrijven en organisaties.

2. De werkzaamheden kunnen onder andere bestaan uit facturatie, het opstellen en verwerken van offertes, mailboxbeheer, debiteurenopvolging, documentbeheer en algemene administratieve ondersteuning.

3. De inhoud en omvang van de werkzaamheden worden vooraf afgestemd en vastgelegd.

4. IR Business Support voert de werkzaamheden zorgvuldig, professioneel en naar beste inzicht uit.

5. IR Business Support verstrekt geen zelfstandig juridisch of fiscaal advies. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de eigen bedrijfsvoering en zakelijke beslissingen.

Artikel 3 Offertes en overeenkomsten

1. Offertes zijn 14 dagen geldig, tenzij anders vermeld.

2. Een overeenkomst komt tot stand nadat de opdrachtgever schriftelijk of digitaal akkoord heeft gegeven op de offerte of het voorstel.

3. In de offerte worden de werkzaamheden, tarieven en eventuele aanvullende afspraken vastgelegd.

4. Wijzigingen of extra werkzaamheden worden vooraf besproken en uitsluitend na akkoord uitgevoerd.

Artikel 4 Tarieven

1. Alle genoemde tarieven zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

2. IR Business Support biedt ondersteuning via maandelijkse urenpakketten en werkzaamheden op uurbasis.

3. Het overeengekomen tarief wordt vooraf schriftelijk vastgelegd.

4. Eventuele tariefwijzigingen worden tijdig schriftelijk aangekondigd en gelden niet met terugwerkende kracht. De gevolgen voor een lopende overeenkomst worden in overleg vastgesteld.

Artikel 5 Bijkomende kosten

1. De dienstverlening vindt voornamelijk op afstand plaats.

2. Werkzaamheden en afspraken op locatie zijn mogelijk in overleg.

3. Eventuele reiskosten, reistijd, parkeerkosten of andere bijkomende kosten worden uitsluitend in rekening gebracht wanneer dit vooraf is overeengekomen.

4. Kosten voor externe diensten of aankopen namens de opdrachtgever worden alleen gemaakt na voorafgaande toestemming.

Artikel 6 Uitvoering van de werkzaamheden

1. De opdrachtgever zorgt tijdig voor alle benodigde informatie, documenten en toegangsrechten.

2. IR Business Support is niet verantwoordelijk voor vertragingen die ontstaan door onjuiste, onvolledige of te laat aangeleverde informatie.

3. Afgesproken termijnen zijn afhankelijk van tijdige medewerking van de opdrachtgever.

4. Wanneer een vertraging dreigt, informeert IR Business Support de opdrachtgever zo spoedig mogelijk.

5. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de inhoudelijke controle en goedkeuring van documenten wanneer dit is afgesproken of redelijkerwijs noodzakelijk is.

Artikel 7 Maandelijkse urenpakketten

1. Een maandpakket bestaat uit het vooraf overeengekomen aantal uren administratieve ondersteuning.

2. Niet-gebruikte uren vervallen aan het einde van de betreffende maandperiode en worden niet meegenomen naar een volgende maand, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

3. Wanneer het beschikbare aantal uren bijna is bereikt, wordt dit met de opdrachtgever afgestemd.

4. Extra uren worden uitsluitend na akkoord uitgevoerd en afzonderlijk gefactureerd.

5. Wijzigingen in een maandpakket worden vooraf schriftelijk overeengekomen.

Artikel 8 Werkzaamheden op uurbasis

1. Werkzaamheden op uurbasis worden uitgevoerd volgens de vooraf overeengekomen opdracht.

2. IR Business Support registreert de daadwerkelijk bestede tijd.

3. Op verzoek kan de opdrachtgever een overzicht ontvangen van de uitgevoerde werkzaamheden en bestede uren.

4. Overleg, correspondentie en andere werkzaamheden die rechtstreeks betrekking hebben op de opdracht kunnen als gewerkte tijd worden geregistreerd.

5. Voor losse opdrachten geldt geen vaste afnameverplichting, tenzij anders overeengekomen.

Artikel 9 Facturatie en betaling

1. Maandelijkse urenpakketten worden vooraf gefactureerd en dienen volledig te zijn betaald vóór aanvang van de betreffende periode.

2. Werkzaamheden op uurbasis worden achteraf gefactureerd. Hiervoor geldt een betalingstermijn van 7 dagen na factuurdatum.

3. Bij niet-tijdige betaling ontvangt de opdrachtgever een betalingsherinnering.

4. Wanneer betaling uitblijft, kan IR Business Support, voor zover wettelijk toegestaan, de werkzaamheden tijdelijk opschorten.

5. Bij aanhoudende betalingsachterstand kunnen wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten in rekening worden gebracht volgens de toepasselijke wetgeving.

Artikel 10 Duur en opzegging

1. De duur van de samenwerking wordt vooraf overeengekomen.

2. Doorlopende overeenkomsten kunnen schriftelijk worden opgezegd met een opzegtermijn van één kalendermaand, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

3. Losse opdrachten eindigen na afronding van de overeengekomen werkzaamheden.

4. Bij beëindiging blijven reeds uitgevoerde werkzaamheden en verschuldigde kosten betaalbaar.

5. Bij een ernstige tekortkoming kan de overeenkomst worden beëindigd volgens de wettelijke regels, waarbij waar nodig eerst gelegenheid tot herstel wordt geboden.

Artikel 11 Geheimhouding en privacy

1. IR Business Support behandelt alle vertrouwelijke bedrijfsinformatie en persoonsgegevens zorgvuldig en discreet.

2. Vertrouwelijke informatie wordt niet zonder toestemming met derden gedeeld, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht of wettelijk verplicht is.

3. Beide partijen houden zich aan de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

4. Wanneer IR Business Support namens de opdrachtgever persoonsgegevens verwerkt als verwerker, wordt een afzonderlijke verwerkersovereenkomst gesloten.

5. De geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de samenwerking bestaan.

Artikel 12 Beveiliging en toegang tot systemen

1. IR Business Support gebruikt uitsluitend de systemen en gegevens die noodzakelijk zijn voor de overeengekomen werkzaamheden.

2. Beide partijen gaan zorgvuldig om met inloggegevens, documenten en vertrouwelijke informatie.

3. Waar mogelijk wordt gebruikgemaakt van persoonlijke gebruikersaccounts, sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie.

4. Na beëindiging van de samenwerking worden toegangsrechten ingetrokken en gegevens volgens de gemaakte afspraken overgedragen, verwijderd of bewaard, met inachtneming van wettelijke verplichtingen.

Artikel 13 Aansprakelijkheid

1. IR Business Support voert haar werkzaamheden zorgvuldig en professioneel uit.

2. IR Business Support is niet verantwoordelijk voor schade die ontstaat door onjuiste, onvolledige of te laat aangeleverde informatie van de opdrachtgever, voor zover de schade daardoor is veroorzaakt.

3. Voor zover wettelijk toegestaan, is de aansprakelijkheid voor directe schade beperkt tot het bedrag dat de opdrachtgever in de drie maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de betreffende opdracht heeft betaald, met een maximum van € 2.500 per gebeurtenis.

4. IR Business Support is, voor zover wettelijk toegestaan, niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, omzetverlies en gederfde winst.

5. Deze aansprakelijkheidsbeperkingen gelden niet bij opzet, bewuste roekeloosheid of wanneer de wet beperking van aansprakelijkheid uitsluit.

Artikel 14 Overmacht en klachten

1. Bij omstandigheden buiten de redelijke invloed van IR Business Support, zoals ernstige ziekte of langdurige technische storingen, wordt de opdrachtgever zo spoedig mogelijk geïnformeerd.

2. Eventuele gevolgen voor de planning en uitvoering van de werkzaamheden worden in overleg besproken.

3. Klachten kunnen zo spoedig mogelijk schriftelijk worden gemeld. IR Business Support streeft ernaar samen met de opdrachtgever tot een passende oplossing te komen.

4. Een klacht schort bestaande betalingsverplichtingen niet automatisch op.

Artikel 15 Toepasselijk recht en geschillen

1. Op alle overeenkomsten met IR Business Support is Nederlands recht van toepassing.

2. Bij geschillen proberen beide partijen eerst in onderling overleg tot een passende oplossing te komen.

3. Wanneer dit niet lukt, wordt het geschil voorgelegd aan de wettelijk bevoegde rechter.